Elektroniczny Obieg Dokumentów
Dedykowany system do elektronicznego obiegu dokumentów, dekretacji pism, kontroli realizacji i zachowania pełnej historii operacji.
Problem / potrzeba
Obsługa pism i dokumentów wymagała uporządkowania przepływu pomiędzy sekretariatem, działami i pracownikami oraz pełnego śledzenia historii realizacji spraw.
Rozwiązanie
Dedykowany system WordPress obsługujący rejestrację, dekretację wieloetapową, załączniki, historię operacji, role użytkowników, statusy realizacji, raporty oraz integracje z pocztą IMAP, KSeF i JRWA.
Rezultat
Proces obsługi dokumentów został przeniesiony do jednego systemu umożliwiającego kontrolę realizacji, odtworzenie pełnej historii pisma i ograniczenie rozproszonych działań poza systemem.
Elektroniczny Obieg Dokumentów porządkuje pełny cykl życia pisma — od rejestracji i dekretacji po realizację, akceptację, wysyłkę oraz archiwizację. System obsługuje wielodziałowe przekazywanie dokumentów, indywidualne zakończenie pracy przez pracowników, zastępstwa, historię operacji i szczegółowe raporty, dzięki czemu każda decyzja pozostawia czytelny ślad audytowy.
Rozwiązanie wykracza poza prosty rejestr pism. Zawiera moduły poczty IMAP, obsługę dokumentów i załączników, integrację z KSeF, sprawy/JRWA, raporty CSV/PDF i mechanizmy kontroli statusów. System został zaprojektowany dla organizacji, w której dokument przechodzi przez wiele osób i komórek, a spójność danych oraz możliwość odtworzenia historii są równie ważne jak szybkość obsługi.